KONSEP-KONSEP DASAR ORGANISASI
A. PENGERTIAN ORGANISASI
Ada bermacam-macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Schein (1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pemmbagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggungjawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergatung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem.
Selanjutnya Kochler (1976) mebgatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Lain lagi dengan pendapat Wright (1977); dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Walaupun ketiga pendapat mengenai organisasi tersebut kelihatannya berbeda-beda perumusannya tapi ada 3 hal yang sama-sama dikemukakan yaitu : organisasi merupakan suatu sistem, mengkoordinasi aktivitas dan mencapai tujuan bersama atau tujuan umum. Dikatakan merupakan suatu sistem karena organisasi itu sendiri dari berbagai bagian yang saling tergantung satu sama lain. Bila satu bagian terganggu maka akan berpengaruh pada bagian lain. Setiap organisasi memerlukan koordinasi supaya masing-masing bagian dari organisasi bekerja menurut semestinya dan tidak mengganggu bagian lainnya. Tanpa koordinasi sulitlah organisasi itu berfungsi dengan baik. Misalnya kalau dilihat pada organisasi sekolah, kepala sekolah harus mengkoordinasi kegiatan guru-guru sehingga pengajaran dapat berjalan dengan lancar.
Selain dari ciri yang telah dikemukakan di atas tiap organisasi mempunyai aktivitasnya masing-masing sesuai dengan jenis organisasinya. Misalnya kalau organisasinya organisasi pendidikan, maka kegiatan yang utama dalam organisasi itu adalah melakukan atau mengurus urusan pendidikan. Begitu juga halnya kalau organisasinya di bidang produksi maka kegiatan yang utama dalam organisasi itu adalah melakukan atau mengurus urusan pendidikan. Begitu juga halnya kalau organisasinya dibidang produksi maka kegiatan utama dari organisasi tersebut adalah memproduksi barang-barang yang sesuai dengan usahanya.
Suatu organisasi terbentuk apabiola suatu usaha memerlukan usaha lebih dari satu orang untuk menyelesaikannya. Kondisi ini timbul mungkin disebabkan oleh karena tugas itu terlalu besar atau terlalu kompleks untuk ditangani satu prang. Oleh karena itu suatu organisasi dapat kecil seperti usaha dua orang individu atau dapat sengat besar yang melibatkan banyak orang dalam interaksi kerjasama.
B. ELEMEN ORGANISASI
Organisasi adalah sangat bervariasi ada yang sangat sederhana dan adapula yang sangat kompleks.
1. Struktur Sosial
Struktur sosial adalah pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan didalam suatu organisasi. Menurut Davis (Scott, 1981) dapat dipisahkan menjadi dua komponen.
1). Struktur Normatif. Mencakup nilai, norma dan peranan yang diharapkan. Nilai adalah kriteria yang digunakan dalam memilih tujuan tingkah laku. Sedangkan norma adalah aturan umum mengenai tingkah laku yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengejar tujuan. Dalam kelompok sosial nilai-nilai, norma, dan peranan, tidaklah secara kebetulan tersusun tetapi isusun sedemikian rupa sehingga merupakan satu set kepercayaan yang relatif logis dan konsisten dan merupakan resep yang mengatur tingkah laku partisipan.
2). Struktur Tingkah Laku. Komponen ini berfokus kepada tingkah laku yang dilakukan dan bukan pada resep bertingkah laku. Tingkat laku yang diperlihatkan manusia dalam organisasi ini mempunyai karakteristik umum yang merupakan pola atau jaringan tingkah laku.
struktur normatif dan struktur tingkah laku dari kelompok tidaklah dapat dipisahklan secara jelas dan tidak pula identik, tetapi berbeda tingkatnya dan saling berhubungan. Tingkah laku membentuk norma-norma sebagaimana halnya norma membentuk tingkah laku.
2. Partisipan
Partisipan organisasi adalah individu-individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi. Semua individu berpartisipasi lebih daripada suatu organisasi dan keterlibatannya pada masing-masing organisasi tersebut sangat bervariasi. Tingkat ketrampilan dan keahlian yang dibawa partisipan ke dalam organisasi adalah sangat berbeda-beda. Tingkat ketrampilan ini hampir selalu diikuti oleh perbedaan kekuasaan (power) dan tuntutan otonomi.
3. Tujuan
Bagi kebanyakan analisis, tujuan merupakan suatu titik sentral petunjuk dalam menganalisis organisasi. Tujuan dibatasi sebagai suatu konsepsi akhir yang diingini, atau kondisi yang partisipan usahakan mempengaruhinya, melalui penampilan aktivitas tugas-tugas mereka.
4. Teknologi
Teknologi adalah penggunaan mesin-mesin atau perlengkapan-perlengkapan mesin dan juga pengetahuan teknik dan ketrampilan partisipan. Semua organisasi mempunyai teknologi tetapi bervariasi dalam teknik atau kemanjuran dalam memproduksi hasil yang diinginkan.
5. Lingkungan
Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi, kebudayaan dan lingkungan sosial, terhadap mana organisasi yang sanggup mencukupi kepentingan dirinya sendiri. Semuanya tergantung kepada lingkungan sistim yang lebih besar untuk dapat terus hidup.
Parson (Scott, 1981) telah memberikan perhatian terhadap pentingnya hubungan diantara tujuan organisasi dengan lingkungan masayarakat yang lebih luas. Suatu organisasi mungkin mengharapkan dukungan sosial bagi aktivitasnya untuk merefleksikan nilai-nilai masyarakat pada fungsinya.
C. KARAKTERISTIK ORGANISASI
Di antara karakteristik tersebut adalah bersifat dinamis, memerlukan informasi, mempunyai tujuan dn struktur.
1.Dinamis
Organisasi sebagai suatu sistem terbuka terus-menerus mengalami perubahan, karena selalu menghadapi tantangan baru dari lingkungan yang selalu berubah tersebut. Semua organisasi memerlukan sumber keuangan untuk melakukan aktivitasnya.Oleh karena itu kondisi ekonomi mempengaruhi secara tajam paa kehidupan organisasi. Perubahan pasaran kebanyakan organisasi pasarannya adalah hasil produksi atau pelayanan. Krena pasaran itu tegantung kepaa langganan yang menggunakannya maka organisasi harus sentitif terhadap perubahan sikap langganannya. Perubahan Kondisi Sosial karena semua organisasi tergantung kepada bakat dan inisiatif manusia maka organisasi mesti tetap dinamis untukmenyeusaikan diri dengan perubahan kondisi sosial.
2. Memerlukan Informasi
Semua organisasi memrlukan informasi untuk hidup. Tnpa informasi organissi tidak dapat jalan. Begitu juga sebaliknya dengan tidak adanya informasi suatu organisasi dapat macet atau mati sama sekali. Komunikasi memegang peranan peting dalam organisasi untuk mendapatkan informasi yang dibuthkan bagi organisasi.
3. Mempunyai Tujuan
Organisasi adalah merupakan kelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi hendaknya dihayati oleh seluruh anggota organisasi sehingga setiap anggota dapat diharapkan mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui partisipasi mereka secara individual.
4. Terstruktur
Organisasi dalam usaha mencapai tujuannya biasanya membuat aturan-aturan, undang-undang dan hierarki hubungan dalam organisasi. Hal ini dinamakan struktur organisasi. Struktur menjadikan organisasi membakukan prosedur kerja dan mengkhususkan tugas yang berhubungan dengan proses produksi.
D. FUNGSI ORGANISASI
1. Memenuhi Kebutuhan Pokok Organisasi
Setiap organissi mempunyai kebutuhan pokok masing-maing dalam rangka kelangsungan hidup organisasi tersebut. Lebih-lrbih lagi kalai organisasi tersebut lebih kompleks banyak kebutuhan organisasi yang dipenuhinya. Semuanya ini merupakan tanggung jawab organisasi untuk memenuhinya. Tetapi adakalanya beberapa organisasi memerlukan barang-barang yang tidak berharga dan tanggung jawab anggotalah membantu organisasi dalam menentukan mana barang yang berharga dan mana yang tidak perlu dihindarkan.
2. Mengembangkan Tugas dan Tanggung Jawab
3. Memproduksi Barang atau Orang
Efektivitas proses produksi banyak tergantung kepada ketetapan informasi. Orang-orang dalam organisai harus memdapatkan dan mengirimkan informasi kepada bagian-bagian yang memerlukannya sehingga aktivitas organisasi berjala lancar. Penyampaian dan pemeliharaan informasi memerlukan proses komunikasi. Oleh sebab itu informasi juga tergantung kepada keterampilan berkominikasi.
4. Menpengaruhi dan Dipengaruhi Orang
Sesungguhnya organisasi digerakkan oleh oerang. Orang yang membimbing, mengelola, mengarahkan, dan menyebabkan pertumbuhan organisasi. Orang sebagai anggota organisasi maupun sebagai pemakai jasa organisasi, dipengaruhi oleh organisasi.
E. TEORI ORGANISASI
1. Teori Klasik
Teori Klasik atau stuktural berasal dari dua teori. Pertama, teori Saintifik manajemen yang dikembangkan oleh W. Tylor 1911. Kedua, berasal dari teori Birokrasi yang dikembangkan oleh Max Weber 1947. Pada teori saintifik manajemen pengelolaan organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip kunci sbb : a. Pembagian pekerjaan, b. otoritas dan tanggungjawab, c. kesatuan komando, d. kesatuan arah, e. minat masing-masing bawahan terhadap minat umum, f. pembayaran yang wajar, g. sentralisasi, h. mata rantai komando, i. perintah, j. kesamaan, k. stabilitas penduduk personel yang tetap, l. insisiatif, m. rasa kesatuan korp.
Birokrasi merupakan organisasi manusia yang distruktur secara ideal.
1). Anggapan Dasar Teori Klasik
Ahli-ahli teori klasik cenderung meliohat organisasi sebagai sistem yang tertutup secara relatif, dalam mengejar tujuan-tujuan yang telah dinyatakan. Jika organisasi sangat tergantung kepada lingkungan maka organisasi akan terus menerus dipengaruhi atau terganggu oleh lingkungan. Alat untuk melindungi organisasi dan untuk mengurangi ketidaksanggupan memperkirakan diantaranya adalah sbb :
2). Pengkodean, menciptakan skema klasifikasi bagi input
3). Penimbunan barang, menyimpan bahan mentah dan hasil produksi sebagai input dan output dapat diatur.
4). Penyamarataan, memotivasi pemberi suplai untuk memberikan input atau menentukan permintaan bagi output.
5). Meramalkan, memperkirakan perubahan dalam permintaan.
6). Pertumbuhan, berusaha keras untuk mencapai tingkat ekonomi tertentu yang akan memberi organisasi pengaruh melalui lingkungan.
b. Unsur Kunci Teori Klasik
Menurut Scott (Goldhaber, 1986) ada empat yang merupakan unsur kunci dari teori organisasi klasik yaitu : pembagian kerja, hierarki proses fungsional, struktur dan pengawasan yang ketat.
2. Teori Hubungan Manusia
Manusia sebagai anggota organisasi adalah merupakan inti organisasi sosial. Manusia terlibat dalam tingkah laku organisasi. Teori ini menekankan pada pentingnya individu dan hubungan sosial dalam kehidupan organisasi. Dengan meningkatkan kepuasan kerja dan mengarahkan aktualisasi diri pekerja, akan mempertinggi motovasi bekerja sehingga akan dapat meningkatkan produksi organisasi. Teori ini diperkenalkan pada tahun 1930-an yang dipelopori oleh Barnard 1938, Mayo 1933, Roethlisherger dan Dickson 1939. Inilah permulaan hubungan manusia menolak prinsip teori struktural pasif dan menentang pandangan yang mekanis terhadap organisasi yang tidak sensitif terhadap kebutuhan sosial anggota organisasi. Anggota kelompok teori hubungan manusia membalas menyerang kritikan ahli teori klasik dan mengatakan mereka sebagai penindas masa. Teori hubungan manusia sanggup bersaing secara efektif dengan teori klaik dan membuat kelogisannya secara luas melalui bukti-bukti yang diberikan melalui eksperimen yang diberikan Mayo, Roethlisherger dan Dickson.
Teori Klasik tidak memperhitungkan pengaruh faktor sosial kepada penampilan organisasi. Teori Hubungan Manusia mengembangkannya bertentangan dengan teori klasik karena dasar asumsinya berbeda mengenai organisasi dan anggota organisasi.
3. Teori Sistem Sosial
Teori sistem memandang organisasi sebagai kaitan bermacam-macam komponen yang saling tergantung satu sama lain dalam mencapai tujuan organisasi. Setiap bagian mempunyai peranan masing-masing dan berhubungan dengan bagian-bagian lain dan karena itu koordinasi penting dalam teori ini.
1). Organissi sebagai suatu sistem sosial
Pendekatan sistem sosial terhadap timgkah laku organisasi adalah suatu perspektif yang komprehensif, multidimensional, dan deskriptif mengenai organisasi. Teori sistem berkembang debagai suatu alat untuk menguraikan sifat-sifat dan pola-pola yuang menjadikan organisasi terjadi. Teori Sistem memberikan suatu model deskripsi yang sangat kuat mengenai proses organisasi. Suatu aplikasi logis dari pemikiran sistem adalah dalam mendeskripsikan pengembangan, struktur dan pemeliharaan organisasi manusia. Teori Klasik dan hubungan manusia, adalah sangat sederhana dan belum bersifat deskriptif, gagal menguraikan keanekaragaman sifat-sifat yang ada dalam organisasi.
2). Teori Sistem Umum Organisasi
Mengatakan bahwa organsasi sebagai suatu set bagian-bagian yang kompleks yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah agar dapat mencapai tujuannya. Semua organisasi adalah sistem. Tiap sistem mengambil sumber atau input dari lingkungan kemudian memprosesnya dan mengeluarkan output terhadap lingkungannya. Output dari sistem tidak pernah sama dengan input. Organisasi melakukan sesuatu untuk memproses input, menciptakan output yang akan membantu mencapai tujuan organisasi.
Lingkungan |
Masukan Keluaran
Model Sistem Transformasi (Kreps, 1986)
Untuk menjaga keseimbangan aktivitas yang produktif, tiap-tiap bagian yang mengirimkan balikan kepada bagian yang lain. Balikan ini digunakan untuk menyesuaikan dan membetulkan aktivitas bagian lainuntuk menjaga keseimbangan homeostatis. Ada dua tipe balikan, yaitu balikan positif dan balikan negatif. Balikan positif adalah memperkuat penyimpangan yaitu balikan yang menganjurkan subunit lain pindah dari keadaan semula dan melakukan tingkah lakuyang baru. Balikan negatif adalah peniadaan penyimpangan yaitu menganjurkan subunit menahan diri dari aktivitas tertentu dan kembali pada keadaan searah. Ada beberapa level hierarki dari sistem yaitu subsistem, sistem dan suprasistem. Ini bukan berarti bahwa suatu organisasi selalu terdiri dari tiga tingkatan sistem ini. Suatu level sistem dapat dipandang juga sebagai subsistem, sistem dan suprasistem.
3). Keterbukaan Relatif dari Sistem
Lingkungan sistem memainkan peranan yang besar terhadap kedua fungsi sistem yang memberikan suatu sistem materi mentah yang akan diproses dan menciptakan pasaran dan penyaluran bagi output sistem. Lingkungan disekeliling sistem mempengaruhi tujuan dan akivitas sistem, tapi sistem berusaha untuk hidup, bahkan melalui tuntutan lingkungan yang menantang kehidupannya.
4). Menekankan Kepada Integrasi Fungsi
Ada empat implikasi penting dari teori sistem ini untuk analisis organisasi dan komunikasi organisasi.
Interdependence, semua bagian organisasi saling berhubungan satu sama lain. Keterbukaan, organisasi harus hati-hati terhadap perubahan lingkungan, karena lingkungan dapat menghambat aktivitas organisasi, anggota organisasi harus berkomunikasi secara aktif dengan wakil organisasi yang relevan didalam kedua lingkungan sistem untuk menetapkan hakikat hambatan yang mempengaruhi aktivitas organisasi. Bentuk analisis, banyak tingkat organisasi dalam suatu organisasi. Untuk memahami organisasi kita harus menginterprestasikan pekerjaan dalam sistem (mikrofis) dan saling berhubungan organisasi dengan lingkungannya (makrofis). Penyesuaian dan pembaharuan organisasi, organisasi tidaklah merupakan kesatuan yang bersifat statis. Organisasi haruslah fleksibel dan dapat menerima secara terus-menerus pembaharuan untuk menghadapi hambatan perubahan dari lingkungan sistem.
4. Teori Politik
Ahli-ahli teori politik melihat kekuasaan (power), konflik dan distribusi dari sumber-sumber yang langka sebagai pokok permasalahan pada organisasi.
1). Organisasi sebagai persatuan
2). Kekuasaan dan pembuatan keputusan
Mengakui adanya otoritas, tetapi memandang otorita itu sebagai salah satu bentuk yang penting dari kekuasaan.
3). Konflik dalam organisasi
4). Ekologi penduduk suatu perspektif makro
5. Teori Simbolis
Membayangkan suatu dunia yang berangkat secara signifikan dari aturan-aturan tradisional mengenai pemikiran rasional. Teori ini sering dapat digunakan pada organisasi yang tujuannya tidak jelas dan teknologinya tidak pasti.
1). Konsep simbolik
2). Mitos, sering digunakan untuk merendahkan. Itu hanya mitos, tidak benar. Implikasinya bahwa tidak ada yang benar dalam mitos. Mitos disatu sisi dapat membutakan kita pada informasi baru dan kesempatan untuk belajar. Mitos disisi lain penting artiny bagi solidaritas, stabilitas dan kepastian.
3). Cerita atau dongeng, memainkan suatu peranan yang penting yang tidak disadari dalam organisasi modern.
4). Acara keagamaan dan upacara, sama pentingnya bagi organisasi dan masyarakat. Berfungsi untuk sosialisasi, satbilisasi, mengurangi kecemasan dan keraguan, dan menyampaikan pesan-pesan pada pemilik eksternal.
5). Metafora, humor, dan permainan. Memberikan cara-cara mengatasi isu yang sangat kompleks, misterius atau yang menegangkan secara langsung.
Muhammad, Arni Dr. 2000. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara
